Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Introducere

Prezenta Notă de informare are ca scop informarea utilizatorilor și clienților platformei/site-ului www.origin-pharma.ro, administrat de ORIGIN PHARMA DISTRIBUTION S.R.L., cu privire la modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”), precum și a legislației naționale aplicabile.

Prezenta Notă se aplică persoanelor fizice care accesează platforma, își creează un cont, achiziționează un abonament sau utilizează serviciile furnizate prin intermediul platformei.

2. Identitatea operatorului

Operatorul datelor cu caracter personal este:

ORIGIN PHARMA DISTRIBUTION S.R.L.

Sediul social: Voluntari, Bulevardul Pipera 1-IA, Etaj 6, Jud. Ilfov

CUI: RO36878470

Nr. înregistrare ORC: J23/5296/2017

E-mail: [email protected]

Telefon: 0785227722

Website: www.origin-pharma.ro

E-mail DPO: [email protected]

2. Ce date cu caracter personal prelucrăm

În funcție de modul în care utilizați platforma și de serviciile accesate, putem prelucra următoarele categorii de date:

2.1. Date de identificare

• nume și prenume;
• username/numele de utilizator;
• alte date furnizate de utilizator în cadrul contului.

2.2. Date de contact

• adresă de e-mail;
• număr de telefon, dacă este furnizat;
• adresă de facturare, dacă este necesară pentru emiterea documentelor fiscale.

2.3. Date privind abonamentul

• tipul de abonament selectat;
• data activării și expirării abonamentului;
• istoricul comenzilor;
• numărul de accesări și/sau descărcări efectuate;
• materialele accesate sau descărcate;
• statusul abonamentului.

2.4. Date privind plățile

Plățile pentru abonamente sunt procesate prin intermediul NETOPIA.

Operatorul poate primi și prelucra informații privind tranzacția, cum ar fi:

• suma plătită;
• data plății;
• moneda;
• statusul tranzacției;
• identificatorul tranzacției;
• informații necesare identificării comenzii.

2.5. Date tehnice

La accesarea platformei pot fi colectate anumite date tehnice, precum:

• adresa IP;
• data și ora accesării;
• tipul dispozitivului;
• sistemul de operare;
• tipul și versiunea browserului;
• informații privind sesiunea;
• log-uri tehnice și de securitate.

2.6. Date privind comunicarea cu Operatorul

Putem prelucra informațiile conținute în solicitările, sesizările sau reclamațiile transmise de utilizatori prin e-mail, formular de contact sau alte mijloace de comunicare puse la dispoziție.

3. În ce scopuri prelucrăm datele

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru următoarele scopuri:

1. Crearea și administrarea contului

Datele sunt utilizate pentru:

• crearea contului de utilizator;
• autentificarea utilizatorului;
• administrarea contului;
• identificarea Clientului;
• asigurarea accesului la serviciile disponibile prin intermediul platformei
• servicii de marketing si de publicitate

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – prelucrarea este necesară pentru executarea contractului sau pentru efectuarea demersurilor la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract.

1. Încheierea și executarea contractului de abonament

Datele sunt utilizate pentru:

• procesarea comenzii;
• activarea abonamentului;
• furnizarea accesului la conținutul inclus în abonament;
• evidența perioadei de valabilitate;
• monitorizarea limitelor de utilizare aferente abonamentului;
• transmiterea notificărilor privind abonamentul;
• soluționarea problemelor privind serviciul.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

1. Procesarea plăților

Datele necesare efectuării și identificării plăților sunt prelucrate pentru procesarea și evidența tranzacțiilor aferente abonamentelor.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR și, după caz, art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, în măsura în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului.

1. Facturare și îndeplinirea obligațiilor fiscale

Datele sunt prelucrate pentru:

• emiterea facturilor;
• evidența contabilă;
• arhivarea documentelor;
• îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – îndeplinirea unei obligații legale.

1. Asigurarea securității platformei

Datele tehnice și log-urile pot fi prelucrate pentru:

• prevenirea accesului neautorizat;
• prevenirea fraudelor;
• identificarea utilizării abuzive a conturilor;
• detectarea și prevenirea atacurilor informatice;
• protejarea platformei și a utilizatorilor.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interesul legitim al Operatorului de a asigura securitatea și integritatea sistemelor sale.

1. Comunicarea cu utilizatorii

Datele de contact pot fi utilizate pentru transmiterea comunicărilor necesare executării contractului, inclusiv:

• confirmarea comenzii;
• confirmarea plății;
• notificarea activării sau expirării abonamentului;
• notificări privind funcționarea platformei;
• informări privind modificări relevante ale serviciului;
• informări lunare privind actualizarea conținutului platformei.

Aceste comunicări sunt necesare sau legate de executarea serviciului și nu constituie comunicări comerciale, în măsura în care conținutul lor se limitează la informații privind serviciul contractat.

Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

4. Comunicări comerciale și marketing

În măsura în care Operatorul dorește să transmită utilizatorilor:

• oferte;
• promoții;
• campanii comerciale;
• informații despre produse și servicii noi;
• newslettere;
• alte comunicări cu caracter comercial,

Aceste comunicări vor fi transmise numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, în baza consimțământului utilizatorului.

Clientul poate opta distinct pentru primirea comunicărilor comerciale prin bifarea unei căsuțe separate:

• Sunt de acord să primesc comunicări comerciale, oferte, promoții și informații despre produsele și serviciile ORIGIN.

Acordarea acestui consimțământ este opțională și nu condiționează încheierea sau executarea contractului de abonament.

Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără afectarea legalității prelucrării efectuate anterior retragerii.

5. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de scopul concret, datele cu caracter personal pot fi prelucrate în baza următoarelor temeiuri:

1. a) executarea contractului, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR;
2. b) îndeplinirea obligațiilor legale, conform art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR;
3. c) interesele legitime ale Operatorului, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR;
4. d) consimțământul persoanei vizate, conform art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR, în cazurile în care acesta este necesar.

Acolo unde prelucrarea are ca temei consimțământul, persoana vizată are dreptul să îl retragă în orice moment.

6. Cui putem transmite datele

Datele cu caracter personal pot fi transmise, după caz, următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorilor de servicii de hosting și infrastructură IT;
• furnizorilor de servicii de mentenanță și administrare a platformei;
• furnizorilor de servicii de plată;
• furnizorilor de servicii de e-mail și comunicare;
• furnizorilor de servicii de contabilitate;
• consultanților juridici, fiscali sau financiari ai Operatorului;
• autorităților și instituțiilor publice, atunci când transmiterea este impusă de lege;
• altor furnizori de servicii care acționează în numele și pe seama Operatorului, în condițiile legislației privind protecția datelor.

Operatorul nu va divulga datele cu caracter personal către terți în alte scopuri decât cele descrise în prezenta Notă, cu excepția situațiilor permise sau impuse de lege.

7. 7. Împuterniciții Operatorului

În cazul în care anumite servicii sunt externalizate, furnizorii respectivi pot prelucra datele cu caracter personal în calitate de persoane împuternicite de Operator.

Operatorul se va asigura că persoanele împuternicite oferă garanții suficiente cu privire la implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor.

Atunci când este necesar, relația dintre Operator și persoana împuternicită va fi reglementată printr-un acord de prelucrare a datelor conform art. 28 GDPR.

8. Transferuri internaționale de date

În măsura în care, pentru furnizarea anumitor servicii, datele cu caracter personal sunt transferate către destinatari situați în afara Spațiului Economic European, Operatorul va asigura respectarea condițiilor prevăzute de Capitolul V din GDPR.

9. Durata de păstrare a datelor

Datele cu caracter personal vor fi păstrate pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate.

În cazul datelor asociate contului și abonamentului, acestea vor fi păstrate pe durata existenței relației contractuale și ulterior, pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale și/sau apărării drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.

Datele incluse în documentele financiar-contabile vor fi păstrate pentru perioada prevăzută de legislația fiscală și contabilă aplicabilă.

Datele prelucrate în baza consimțământului pentru comunicări comerciale vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului sau până la expirarea perioadei pentru care au fost colectate, după caz.

Datele tehnice și log-urile vor fi păstrate pentru perioada necesară asigurării securității sistemelor și investigării eventualelor incidente, conform politicilor interne de securitate și cerințelor legale aplicabile.

10. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată beneficiază de următoarele drepturi:

10.1. Dreptul de acces

Persoana vizată poate solicita confirmarea faptului că datele sale sunt prelucrate și poate solicita acces la acestea și la informațiile prevăzute de art. 15 GDPR.

10.2. Dreptul la rectificare

Persoana vizată poate solicita corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete.

10.3. Dreptul la ștergerea datelor

Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor în condițiile art. 17 GDPR.

Acest drept nu este absolut și poate exista situația în care Operatorul este obligat să păstreze anumite date în baza unei obligații legale.

10.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

Persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării în condițiile art. 18 GDPR.

10.5. Dreptul la portabilitatea datelor

În condițiile art. 20 GDPR, persoana vizată poate solicita primirea datelor furnizate Operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și transmiterea acestora către un alt operator, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile legale.

10.6. Dreptul la opoziție

Persoana vizată se poate opune prelucrării datelor realizate în baza interesului legitim al Operatorului, în condițiile art. 21 GDPR.

În cazul prelucrării în scopuri de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment.

10.7. Dreptul de retragere a consimțământului

În cazul prelucrărilor bazate pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

11. Cum puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, persoana vizată poate transmite o solicitare la:

E-mail: [email protected]

Adresă poștală: Bd. Pipera, nr. 1-IA, Voluntari, Judet Ilfov.

Solicitarea trebuie să conțină informații suficiente pentru identificarea solicitantului și pentru soluționarea cererii.

Operatorul poate solicita informații suplimentare atunci când există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea persoanei care formulează solicitarea.

Operatorul va răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de legislația aplicabilă.

12. Dreptul de a depune o plângere

În cazul în care persoana vizată consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă, aceasta are dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

În România, autoritatea competentă este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Datele de contact actualizate ale autorității sunt disponibile pe site-ul acesteia.

Dreptul de a depune o plângere nu aduce atingere altor drepturi sau căi de atac disponibile persoanei vizate.

13. Cookie-uri și tehnologii similare

Platforma poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru:

• funcționarea tehnică a site-ului;
• autentificarea utilizatorilor;
• menținerea sesiunii;
• memorarea anumitor preferințe;
• securitate;
• analiză statistică;
• măsurarea performanței platformei;
• marketing, dacă este cazul.

Utilizarea cookie-urilor care nu sunt strict necesare pentru funcționarea platformei va fi realizată în condițiile legislației aplicabile și, atunci când este necesar, în baza consimțământului utilizatorului.

14. Securitatea datelor

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva:

• accesului neautorizat;
• pierderii;
• distrugerii;
• modificării neautorizate;
• divulgării neautorizate;
• altor forme de prelucrare ilegală.

Accesul la datele cu caracter personal este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

15. Datele minorilor

Serviciile oferite prin intermediul platformei sunt destinate persoanelor care au capacitatea legală de a încheia contracte.

Operatorul nu urmărește colectarea în mod intenționat a datelor minorilor în legătură cu achiziționarea abonamentelor.

În cazul în care Operatorul constată că au fost colectate în mod necorespunzător datele unui minor, acestea vor fi gestionate în conformitate cu legislația aplicabilă.

16. Prelucrarea datelor în legătură cu conținutul accesat

Platforma poate înregistra informații privind accesarea și descărcarea materialelor incluse în abonament, în măsura necesară pentru:

• furnizarea serviciului;
• respectarea limitelor abonamentului;
• prevenirea utilizării abuzive;
• securitatea platformei;
• soluționarea eventualelor reclamații.

Aceste informații nu vor fi utilizate pentru a crea profiluri privind persoana Clientului decât în măsura în care o asemenea prelucrare este justificată de un temei legal și este comunicată persoanei vizate în condițiile GDPR.

17. Actualizarea Notei de informare

Operatorul poate actualiza periodic prezenta Notă de informare pentru a reflecta modificări legislative, tehnice sau operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe platformă și va indica data ultimei actualizări.

În cazul unor modificări semnificative care afectează în mod substanțial drepturile persoanelor vizate, Operatorul va adopta măsurile de informare prevăzute de legislația aplicabilă.

CONFIRMAREA INFORMĂRII

Prin bifarea căsuței corespunzătoare în cadrul procesului de creare a contului/achiziționare a abonamentului:

• Confirm că am citit și am luat la cunoștință Nota de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Această confirmare reprezintă o confirmare a informării și nu constituie, în sine, consimțământ pentru prelucrările pentru care temeiul juridic este consimțământul.

Pentru prelucrările care necesită consimțământ, acesta va fi solicitat printr-o opțiune distinctă și neechivocă.